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老年醫學研究室檔案管理規范
2018-01-23

檔案管理是研究室管理工作的重要內容之一,其直接影響研究室整體管理水平。為了加強老年醫學相關研究室的檔案管理,本著統一管理、分級負責的原則,達到完整、準確、系統、安全和有效利用的目的,根據國家有關文件的規定,結合研究所實際,特制定本規范。

1. 為何要建立研究室檔案?

1.1研究室檔案是研究工作的真實記錄,具有原始性、憑證性,是原始的技術憑證,是開展調查研究的重要依據。

1.2研究室檔案能客觀地反映研究室的管理水平和質量;能增強領導決策的科學性。首先是日常工作的溯源憑證,其次是研究室資質認定時的鑒證材料,第三是科學研究的信息資源。

2. 研究室檔案管理存在的問題

2.1檔案管理混亂,無專柜、專人負責妥善保存研究記錄和各種檔案。

2.2資料殘缺,不系統。

2.3記錄未完善就存檔或檔案丟失。

2.4只注重工作過程和結果,而忽略對資料的全面收集、整理、歸檔和利用分析,建檔意識淡薄。

2.5研究室有工作及活動而無記錄。

2.6有措施而無書面文字記載和資料存檔。

2.7無制度、無職責,無專門或兼職的檔案管理員。

3.研究室檔案的內容

研究室檔案如有與科室重合的部分,需復印各自存檔。

3.1綜合類

3.1.1外部文件:研究室相關工作的標準、制度文件。

    3.1.2內部文件:各項規章制度、年度計劃及總結、基本情況統計報表、考核評估情況、工作人員及變動情況、儀器設備的增減情況、研究室建設與環境條件改變情況。

3.2個人技術檔案類

3.2.1專業技術資格證書;

3.2.2聘書;

3.2.3勞動合同等(指科研助理等人員);

3.2.4年度考核情況;

3.2.5學歷教育情況;

3.2.6其他。

3.3 科研檔案類(一般由課題負責人或研究室秘書整理歸檔)

    3.3.1綜合管理:上級有關科研工作的文件材料,研究室科研規劃、計劃、統計報表、總結材料,研究室組織承辦或參加科研交流、學術會議的會議材料等;

    3.3.2科研準備階段:科研課題審批文件、任務書、委托書,開題報告,課題研究計劃,經費預算,方案論證和協議書、合同等文件;

    3.3.3研究階段:各種載體的重要原始記錄,實驗報告,計算材料,專利申請的有關文件材料,設計文件、圖紙,關鍵工藝文件,重要的來往技術文件,研究工作年度進展報告等;

    3.3.4總結鑒定驗收階段:工作總結,科研報告,論文,專著,參加人員名單,技術鑒定材料,科研投資情況,經費決算材料等;

    3.3.5成果和獎勵申報階段:成果和獎勵申報材料及審批材料,推廣應用的經濟效益和社會效益證明材料等;

    3.3.6推廣應用階段:推廣應用方案、總結,擴大生產的設計文件、工藝文件,轉讓合同,用戶反饋意見等;

3.3.7研究室成員在公開刊物發表的學術論文,公開出版發行的教材、著作、作品,專利證明等。

3.4 儀器設備類

3.4.1購買申請報告、招投標文件、采購合同、驗收單、安裝驗收報告等;

    3.4.2隨機資料使用說明書、合格證、操作維護手冊、附件資料、保修卡、光盤等;

3.4.3使用記錄、維護檢修記錄、調撥移交記錄、報廢鑒定記錄等。

3.5 輔助記錄類

3.5.1會議記錄; 

    3.5.2研究室外聯、來訪記錄; 

4. 如何完善研究室檔案管理

4.1 指定專職檔案管理人員,要求:

4.1.1由研究室成員擔任,了解專業知識熟悉研究室和科室各種業務;

4.1.2根據實際情況制定檔案管理制度,統一檔案格式,使研究室檔案管理工作規范化、制度化。

4.2 檔案工作應融入日常辦公管理

4.2.1在日常工作任務繁重的情況下,避免年末或次年集中歸檔的傳統做法,實現化整為零,實時歸檔。

4.2.2研究室主任督查檔案管理人員及課題負責人對各種記錄的及時完善,須認識到檔案管理不是階段性和過渡性的工作,而是一項長期保持性、常規性的工作,建立一種檢查機制,促進檔案的完整性。

 

江蘇省老年醫學研究所

2017年8月20日 

 

 

 

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